Casi todo proceso, documento, política, formato, etc., necesitó alguna vez o necesita estar plasmada en papel, pero en estos momentos donde la tecnología nos ofrece diferentes opciones para no contar con un mundo de papel en nuestras oficinas, ¿de verdad lo necesitamos? Imaginemos que una compañía emite 1500 documentos diversos diarios, todos estos se imprimen, por semana tendría 7500 documentos y por mes, 30,000, esta cantidad se hace poco manejable. Habrá que tener espacio para archivarlo, buscarlo se hace también tedioso y a veces sólo algunas personas saben la localización de esto. Podríamos hablar casi de tener un ataque de “SPAM en papel”.
Y es que, ¿de verdad necesitamos todo en papel? ¿Ha pensado en todo el espacio que pudiera ahorrar, si no tuviera todo ese tamaño de archivo?
La solución se llama Digitalización, este es el proceso por el cuál se utiliza un dispositivo como un Scanner para obtener una imagen digital del documento.
Esto le permite que una imagen digital del documento se convierta en un archivo de texto, en un mail, archivo PDF, texto enriquecido para poder realizar OCR o un dispositivo de almacenamiento USB. Esta solución no solo digitalizará papel del grueso común y tamaño carta, si no podrá digitalizar, algo tan grueso como una credencial; papel continuo, en color, radiografías, papel de manejo delicado en cama plana, papel de forma irregular.
Acompañándolo con el software y almacenamiento adecuado, le dará la posibilidad de tener su información a la mano en segundos.
Hoy es la era del “Paperless”, mantenga su información en la red, no en su almacén.
Elaborado por: MTI María Jose Albarrán
Derechos Reservados
|
