Su departamento de recursos humanos (RR.HH.) está más que listo para una revisión de automatización.
Los profesionales de recursos humanos están abrumados con el papeleo. Gran parte de ella está plagada de trámites burocráticos debido a los mandatos de cumplimiento con respecto a la ley laboral y toda la información de identificación personal (PII) que se recopila y almacena de forma rutinaria. Todo debe estar firmado, fechado, completado y archivado de forma segura. Errores como nombres mal escritos, fechas de nacimiento incorrectas o números de seguro social pueden tener graves repercusiones económicas y profesionales para los empleados y las empresas.
No es de extrañar que los departamentos de recursos humanos estén acelerando la adopción de soluciones de automatización de procesos robóticos (RPA), automatización particularmente inteligente, que está integrada en RPA con inteligencia artificial (IA). Según los resultados de la Encuesta de sistemas de recursos humanos de Sierra-Cedar 2019-2020, el uso de RPA en recursos humanos aumentó un 50% con respecto al año anterior.
El informe señala el hecho de que la tecnología es cada vez más fácil de usar. También señala que las empresas, finalmente, están despertando a la idea de que necesitan liberar a los profesionales de RR.HH. de las tediosas tareas manuales tanto para reducir errores como para evitar una alta rotación.
Una encuesta reciente de Deloitte encontró que el 60% de los departamentos de recursos humanos utilizaban herramientas de automatización impulsadas por IA para ayudar a los trabajadores. Gartner está de acuerdo en que para 2021, uno de cada cuatro empleados tendrá un asistente virtual. Y la mayoría de las organizaciones creen que la cantidad de trabajos de recursos humanos se mantendrá igual o aumentará como resultado de la automatización inteligente, según Deloitte.
Aquí hay seis procesos de recursos humanos que están listos para automatizarse hoy, para obtener resultados rápidos y valiosos con un alto retorno de la inversión.
# 1 Selección de currículums y preselección de candidatos
Esta actividad consume mucho tiempo de los profesionales de RRHH. Puede crear fácilmente robots de software inteligentes («bots») para procesar los datos contenidos en currículums y CV y alinearlos con una lista de requisitos laborales, como el tipo de título, habilidades de oficina o conocimientos técnicos. Puede crear reglas para que sigan estos bots que incluirían el envío de correos electrónicos de solicitud de entrevista a los candidatos (los que coinciden con los criterios), así como correos electrónicos que informan a otros candidatos que está avanzando con otros candidatos. También puede programar bots para almacenar las credenciales y habilidades de un solicitante en su base de datos de reclutamiento para que se puedan buscar en caso de que se abra otro trabajo con diferentes requisitos.
#2 Incorporación de nuevas contrataciones
La incorporación de nuevos empleados es quizás el proceso más tedioso y complejo que corresponde a los profesionales de recursos humanos. Varias personas y departamentos están involucrados: el gerente de contratación, TI y seguridad, entre otros, y los datos deben ingresarse y recuperarse de múltiples sistemas para generar los documentos y permisos adecuados.
Con un flujo de trabajo automatizado que usa RPA, los bots siguen las reglas y envían los documentos correctos en el orden correcto. Recupera datos y permisos según sea necesario de los sistemas apropiados. También pueden notificar automáticamente a personas específicas dentro de la organización que tienen que aprobar o firmar documentos en particular. Los errores se eliminan, ya que el proceso no puede continuar a menos que se cumplan adecuadamente los requisitos. Si el proceso se detiene, se envía una notificación automática a las partes interesadas, por lo que ningún candidato se queda varado en el limbo. Todo esto hace que la incorporación sea rápida e indolora.
#3 Completando la inducción y la formación
Una vez que un candidato acepta una oferta de trabajo, los nuevos empleados necesitan credenciales digitales lo antes posible. Esto incluye un alias de correo electrónico, derechos de acceso a los sistemas y datos apropiados, inclusión en los procesos comerciales y cualquier otra cosa que se requiera para que cumplan con las normas de seguridad y las mejores prácticas. Todo esto debe ir de la mano de una formación adecuada. La RPA inteligente puede hacer todo esto automáticamente, con bots que entran y salen de varios sistemas para marcar las casillas adecuadas y asignar permisos según las plantillas de trabajo que usted crea.
#4 Manejo de datos de empleados
La gestión de los datos de los empleados es quizás el trabajo más lento y propenso a errores que corresponde a los profesionales de recursos humanos. Silos de datos: cada uno contiene un tipo o formato de datos diferente que hacen que los trabajadores de recursos humanos tengan que navegar por múltiples sistemas, incluidos, entre otros, los beneficios, la nómina y el cumplimiento. Además, los datos cambian constantemente a medida que se contratan nuevos empleados y otros se van, y cuando otros pueden cambiar sus direcciones o estado civil. Al asignar un bot para que se encargue de actualizar todos los sistemas de manera consistente, usted elimina el riesgo de errores de la ecuación y alivia la carga de teclear y volver a teclear datos constantemente de los hombros de su personal.
#5 Procesamiento de nómina
Como sabes, procesar la nómina es una de las funciones más críticas en una empresa. Pero hacerlo manualmente conlleva un riesgo de errores, y nada molestará más a los empleados que el monto en sus cheques de pago venga con menos dinero. Calcular las comisiones y las horas extras puede resultar complicado.
Además, las leyes fiscales difieren de una jurisdicción a otra, y hay más empleados y contratistas que trabajan de forma remota, a veces de diferentes estados o incluso países, es difícil rastrear e informar sobre su cumplimiento y con las regulaciones locales del lugar de trabajo. La RPA inteligente facilita esto al actuar como un «conector» entre los sistemas heredados, como la administración de empleados, el seguimiento del tiempo y la nómina.
Puede programar bots para confirmar las horas de los empleados ingresadas en el sistema apropiado y marcar las discrepancias con otras fuentes de datos. Los bots también pueden agregar y analizar datos de diferentes sistemas y enviar informes a las personas adecuadas, por si, un departamento está registrando más horas extras, o si el ausentismo está aumentando en una parte particular de la empresa. Dado que todo está documentado, el cumplimiento es un hecho y los errores son cosa del pasado.
#6 Gestionando las salidas de los empleados
Dar la bienvenida a un nuevo empleado a la empresa requiere una gran cantidad de trámites y procesos. Lo mismo es al despedirse de un empleado. Los documentos de salida deben generarse y firmarse, el correo electrónico y el acceso al sistema deben revocarse, y la nómina final debe emitirse según los términos acordados cuando un empleado deja la compañía.
Con RPA, puede coreografiar todo el flujo de trabajo utilizando bots asistidos, que automatizan todos los aspectos del proceso y enrutan las aprobaciones y los puntos de control a los trabajadores humanos según corresponda. Todo esto debe completarse con un alto grado de rigurosidad debido a cuestiones regulatorias. Este es el tipo de cosas en las que RPA sobresale. Con un bot inteligente que comprueba que se han cumplido todos los requisitos de salida y que los formularios han sido firmados, no tiene que preocuparse por lo que podría encontrar una auditoría.
Brindando un alivio a RRHH
Las responsabilidades de RR.HH. requieren enormes volúmenes de papeleo y una gran atención al proceso y al mantenimiento de registros. Para asegurar que se cumplan las regulaciones, los procesos pueden ser complejos y bizantinos y, por eso, estar sujetos a errores que pueden tener serias consecuencias para los empleados y la empresa.
Desenredar esta red de procesos manuales arcaicos y automatizarlos utilizando RPA inteligente puede ofrecer un gran alivio a sus trabajadores. Las investigaciones muestran que cuando los empleados se ocupan de RR.HH., prefieren tratar con humanos siempre que sea posible. Usar bots como asistentes digitales para hacer las tareas repetitivas manuales y guardar las interacciones importantes para encuentros cara a cara no solo reducirá los errores, sino que hará que todos los empleados, incluidos los profesionales de recursos humanos, estén más satisfechos. Esto, a su vez, reducirá la facturación general y los costos de su negocio.
Fuente de información: https://www.automationanywhere.com/company/blog/rpa-thought-leadership/six-hr-processes-ripe-for-intelligent-automation
6 Procesos de RRHH para la automatización inteligente
Su departamento de recursos humanos (RR.HH.) está más que listo para una revisión de automatización.
Los profesionales de recursos humanos están abrumados con el papeleo. Gran parte de ella está plagada de trámites burocráticos debido a los mandatos de cumplimiento con respecto a la ley laboral y toda la información de identificación personal (PII) que se recopila y almacena de forma rutinaria. Todo debe estar firmado, fechado, completado y archivado de forma segura. Errores como nombres mal escritos, fechas de nacimiento incorrectas o números de seguro social pueden tener graves repercusiones económicas y profesionales para los empleados y las empresas.
No es de extrañar que los departamentos de recursos humanos estén acelerando la adopción de soluciones de automatización de procesos robóticos (RPA), automatización particularmente inteligente, que está integrada en RPA con inteligencia artificial (IA). Según los resultados de la Encuesta de sistemas de recursos humanos de Sierra-Cedar 2019-2020, el uso de RPA en recursos humanos aumentó un 50% con respecto al año anterior.
El informe señala el hecho de que la tecnología es cada vez más fácil de usar. También señala que las empresas, finalmente, están despertando a la idea de que necesitan liberar a los profesionales de RR.HH. de las tediosas tareas manuales tanto para reducir errores como para evitar una alta rotación.
Una encuesta reciente de Deloitte encontró que el 60% de los departamentos de recursos humanos utilizaban herramientas de automatización impulsadas por IA para ayudar a los trabajadores. Gartner está de acuerdo en que para 2021, uno de cada cuatro empleados tendrá un asistente virtual. Y la mayoría de las organizaciones creen que la cantidad de trabajos de recursos humanos se mantendrá igual o aumentará como resultado de la automatización inteligente, según Deloitte.
Aquí hay seis procesos de recursos humanos que están listos para automatizarse hoy, para obtener resultados rápidos y valiosos con un alto retorno de la inversión.
# 1 Selección de currículums y preselección de candidatos
Esta actividad consume mucho tiempo de los profesionales de RRHH. Puede crear fácilmente robots de software inteligentes («bots») para procesar los datos contenidos en currículums y CV y alinearlos con una lista de requisitos laborales, como el tipo de título, habilidades de oficina o conocimientos técnicos. Puede crear reglas para que sigan estos bots que incluirían el envío de correos electrónicos de solicitud de entrevista a los candidatos (los que coinciden con los criterios), así como correos electrónicos que informan a otros candidatos que está avanzando con otros candidatos. También puede programar bots para almacenar las credenciales y habilidades de un solicitante en su base de datos de reclutamiento para que se puedan buscar en caso de que se abra otro trabajo con diferentes requisitos.
#2 Incorporación de nuevas contrataciones
La incorporación de nuevos empleados es quizás el proceso más tedioso y complejo que corresponde a los profesionales de recursos humanos. Varias personas y departamentos están involucrados: el gerente de contratación, TI y seguridad, entre otros, y los datos deben ingresarse y recuperarse de múltiples sistemas para generar los documentos y permisos adecuados.
Con un flujo de trabajo automatizado que usa RPA, los bots siguen las reglas y envían los documentos correctos en el orden correcto. Recupera datos y permisos según sea necesario de los sistemas apropiados. También pueden notificar automáticamente a personas específicas dentro de la organización que tienen que aprobar o firmar documentos en particular. Los errores se eliminan, ya que el proceso no puede continuar a menos que se cumplan adecuadamente los requisitos. Si el proceso se detiene, se envía una notificación automática a las partes interesadas, por lo que ningún candidato se queda varado en el limbo. Todo esto hace que la incorporación sea rápida e indolora.
#3 Completando la inducción y la formación
Una vez que un candidato acepta una oferta de trabajo, los nuevos empleados necesitan credenciales digitales lo antes posible. Esto incluye un alias de correo electrónico, derechos de acceso a los sistemas y datos apropiados, inclusión en los procesos comerciales y cualquier otra cosa que se requiera para que cumplan con las normas de seguridad y las mejores prácticas. Todo esto debe ir de la mano de una formación adecuada. La RPA inteligente puede hacer todo esto automáticamente, con bots que entran y salen de varios sistemas para marcar las casillas adecuadas y asignar permisos según las plantillas de trabajo que usted crea.
#4 Manejo de datos de empleados
La gestión de los datos de los empleados es quizás el trabajo más lento y propenso a errores que corresponde a los profesionales de recursos humanos. Silos de datos: cada uno contiene un tipo o formato de datos diferente que hacen que los trabajadores de recursos humanos tengan que navegar por múltiples sistemas, incluidos, entre otros, los beneficios, la nómina y el cumplimiento. Además, los datos cambian constantemente a medida que se contratan nuevos empleados y otros se van, y cuando otros pueden cambiar sus direcciones o estado civil. Al asignar un bot para que se encargue de actualizar todos los sistemas de manera consistente, usted elimina el riesgo de errores de la ecuación y alivia la carga de teclear y volver a teclear datos constantemente de los hombros de su personal.
#5 Procesamiento de nómina
Como sabes, procesar la nómina es una de las funciones más críticas en una empresa. Pero hacerlo manualmente conlleva un riesgo de errores, y nada molestará más a los empleados que el monto en sus cheques de pago venga con menos dinero. Calcular las comisiones y las horas extras puede resultar complicado.
Además, las leyes fiscales difieren de una jurisdicción a otra, y hay más empleados y contratistas que trabajan de forma remota, a veces de diferentes estados o incluso países, es difícil rastrear e informar sobre su cumplimiento y con las regulaciones locales del lugar de trabajo. La RPA inteligente facilita esto al actuar como un «conector» entre los sistemas heredados, como la administración de empleados, el seguimiento del tiempo y la nómina.
Puede programar bots para confirmar las horas de los empleados ingresadas en el sistema apropiado y marcar las discrepancias con otras fuentes de datos. Los bots también pueden agregar y analizar datos de diferentes sistemas y enviar informes a las personas adecuadas, por si, un departamento está registrando más horas extras, o si el ausentismo está aumentando en una parte particular de la empresa. Dado que todo está documentado, el cumplimiento es un hecho y los errores son cosa del pasado.
#6 Gestionando las salidas de los empleados
Dar la bienvenida a un nuevo empleado a la empresa requiere una gran cantidad de trámites y procesos. Lo mismo es al despedirse de un empleado. Los documentos de salida deben generarse y firmarse, el correo electrónico y el acceso al sistema deben revocarse, y la nómina final debe emitirse según los términos acordados cuando un empleado deja la compañía.
Con RPA, puede coreografiar todo el flujo de trabajo utilizando bots asistidos, que automatizan todos los aspectos del proceso y enrutan las aprobaciones y los puntos de control a los trabajadores humanos según corresponda. Todo esto debe completarse con un alto grado de rigurosidad debido a cuestiones regulatorias. Este es el tipo de cosas en las que RPA sobresale. Con un bot inteligente que comprueba que se han cumplido todos los requisitos de salida y que los formularios han sido firmados, no tiene que preocuparse por lo que podría encontrar una auditoría.
Brindando un alivio a RRHH
Las responsabilidades de RR.HH. requieren enormes volúmenes de papeleo y una gran atención al proceso y al mantenimiento de registros. Para asegurar que se cumplan las regulaciones, los procesos pueden ser complejos y bizantinos y, por eso, estar sujetos a errores que pueden tener serias consecuencias para los empleados y la empresa.
Desenredar esta red de procesos manuales arcaicos y automatizarlos utilizando RPA inteligente puede ofrecer un gran alivio a sus trabajadores. Las investigaciones muestran que cuando los empleados se ocupan de RR.HH., prefieren tratar con humanos siempre que sea posible. Usar bots como asistentes digitales para hacer las tareas repetitivas manuales y guardar las interacciones importantes para encuentros cara a cara no solo reducirá los errores, sino que hará que todos los empleados, incluidos los profesionales de recursos humanos, estén más satisfechos. Esto, a su vez, reducirá la facturación general y los costos de su negocio.
Fuente de información: https://www.automationanywhere.com/company/blog/rpa-thought-leadership/six-hr-processes-ripe-for-intelligent-automation
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